1、收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息,并与展会组委会或中国承办方取得联系,向其索要参展指南及参展注意事项。
2、确展。经公司研究确认参展及参展人员,筹备参展计划及人员分工(拟定公司全年展会计划表)。
3、签订合同。与展会主办单位或组展方联系、洽谈合同签订事宜,合同签订后,催促主办单位或组展方尽快确定展位。
4、如需广告宣传,签订广告宣传合同,经公司领导批准同意后,与广告代理商联系并签订合同,办理相关事宜。
5、参展证。摊位确认后,向组委会询问参展商证等证件办理有关事项,确定参展人数后,酌情办理人员证件。
6、展会筹备。在展前的筹备时间内,参展人员按展会方案分工实施完成;特别足以如参展形式为特装展的,应做好展台的设计、搭建工作。
7、签证办理。摊位确认后,向主办机构询问签证的有关事宜,督促参展人员办理护照,要求对方寄发邀请函,随后安排办理签证;该项事宜由组展方统一办理的,应积极配合提供相关证件。
7、展前动员。展前按要求召开参展会议,以确保参展过程中万无一失。
8、参展总结。将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入公司客户名单,所有影像资料,在电脑中存档。
9、存档。将所有展会的资料汇总装订成册,经董事长审批后存档。
10、落实政策补贴。根据国家、省、地方相关规定办理相关手续,积极申报各项扶持政策。